人材採用のプロセスは、単に求人広告を掲載するだけでは終わりません。期待する成果を達成するためには、広告の投稿だけでなく、その結果をしっかりと分析し、反省点を見つけて改善することが必要になります。

具体的には、自社の採用過程を検証し、求人への応募者数や求人情報の閲覧数など、採用に関わる様々なデータを深堀りして分析することが必要です。これにより、採用活動の改善点を明らかにし、より効果的な採用戦略を練ることが出来るようになります。

本記事では、データ分析を通じて得られる採用活動のメリットを含め、採用過程でのデータ分析の具体的な方法と、その実行に役立つツールの紹介を行います。これらの情報を活用し、より効果的な採用活動を計画しましょう。

データ分析を活用した採用活動の２つの大きなメリット

現代では、データ分析の重要性がますます高まっています。特に人材採用の分野でも、その威力を発揮しています。今回は、採用活動におけるデータ分析の利用がもたらす、具体的なメリットを２つご紹介します。これらの視点から採用活動を見直し、より質の高い人材獲得につなげるための参考にしていただけますと幸いです。

1 採用の効率化を実現できる

2 採用コストのカットができる

分析対象となる4つの採用データ

人材の採用活動においてデータの分析は重要な役割を果たします。しかし、その重要性が理解できたとしても、具体的にどの部分を対象に分析を行うべきかがわからないという方も多いでしょう。

そこで、ここでは、一人の人材を採用するまでのプロセスにおいて重要なポイントを把握するために必要となるデータ分析の項目を4つご紹介します。これらの項目を押さえて分析を行うことで、より適切な採用活動を実施することに繋がります。

1 応募者数と応募経路

採用を成功させるためには、応募者がどの経路を通じて選考に参加したかを把握し、それぞれの経路からどれだけの応募者が集まったかを確認し、応募率を計算することが重要です。

応募者数と応募経路を深く理解し、分析することで、費用対効果の高い経路や、自社に適した人材を見つけやすい経路を特定することが可能となります。これにより、採用活動にかかる経費や時間を有効に活用することが可能となります。

具体的に分析するべき項目は以下の通りです。

・応募数、求人媒体別の応募数、応募経路に関する情報
・求人広告や自社採用サイトなどのページビューの総数
・全体としての総応募数
・職種ごとの応募数
主な応募経路としては、求人広告、大学の就職支援部、人材紹介エージェンシー、公共職業安定所（ハローワーク）、自社の採用サイトなどがあります。

それに加えて、企業説明会の開催回数、企業説明会からのエントリー数、オンラインやオフラインでの各種イベントからの応募数、合同説明会からの応募数なども詳細に把握しましょう。

また、人材紹介エージェンシーを利用している場合は、「どの担当者から紹介された応募者を採用できたか」「費用対効果が高かったエージェンシーはどこか」などのデータも収集します。

「どの種類の応募者がどの経路を通じて応募してきたのか」「どの経路からの採用率が高かったか」などの情報を数値化することで、自社にフィットする応募者がどの経路から応募してくるのかを理解することができます。これにより、より効率的な採用活動を展開することが可能となります。

2 選考プロセスについて

選考段階での進行状況と、いわゆる「歩留まり」の割合を計算しましょう。

「歩留まり」という単語は、製造業などの生産全体で使われ、原材料や素材の投入量に対する実際に生み出された製品の数量の比率を示します。採用活動での「歩留まり」は、「応募⇒選考⇒内定⇒内定承諾」の一連の採用フローで、各段階に進む人数の割合を指しています。

例を挙げると、書類選考に進む人数が10人で、それから5人が次のステップに進んだとすれば、書類選考の歩留まり率は50%となります。

分析すべき選考の段階や数値、選考データの例として、一般的なものは以下のとおりです。

採用における歩留まり率は、低いほど理想的ですが、「他社からの内定が早かった」「求人の掲載内容と実際の状況が合致していなかった」「社風が自分に合わないと感じた」などの理由から、必ずしもそうはならないものです。

ただし、歩留まりが悪いというデータだけを見ても、問題の本質を見つけ出すのは難しいです。採用プロセスのどの部分で歩留まりが悪かったのかを明らかにすることが重要です。

例えば、2次選考の合格者から最終面接に進む人数の歩留まりが低い場合、「面接日に来られなかった」「面接前に辞退する旨の連絡があった」など、応募者の都合で進行できなかった可能性があります。

このような状況では、「最終面接まで進んでもらう」ために、応募者に対して自社の魅力や働きやすさを強調し、入社に対する動機付けを促すことが重要となります。

各採用プロセスの歩留まりの原因と改善策は多岐にわたるため、まずはどの段階で歩留まりが起きているのかを、データ分析を通じて理解することがスムーズな問題解決の第一歩となります。

3 採用にかかるコスト

4 人件費や採用活動の対応時間

分析データの採用業務への5つの活用方法

採用活動の結果から得られるデータは、それ自体が非常に価値のある情報源です。しかし、そのデータを適切に活用できなければ、その価値は単なる無用の長物となってしまいます。そこで、得られたデータを有効に活用するための方法を具体的に説明していきましょう。この知識を身につけることで、採用活動の効率化や成功率の向上につながるかもしれません。

1 費用対効果の高い媒体を理解する

複数の求人媒体を駆使している場合、それぞれの媒体に関する全体の費用だけでなく、その費用に対する成果もデータ分析を通じて詳しく把握することで、各求人媒体がどれだけの費用を必要としたのかを明確にすることが可能になります。

それぞれの求人媒体にかかった費用と採用された人数を、「1つの媒体に必要なコスト÷採用された人数」という計算式を用いることで、採用にかかったコストを算出します。これにより、どの求人媒体が最もコストパフォーマンスが高いのかを見つけ出すことができます。

具体的な例を挙げますと、求人媒体Aで必要とされたコストが200万円で、採用人数が2人だった場合、採用にかかったコストは100万円となります。一方、求人媒体Bで必要とされたコストが80万円で、採用人数が4人だった場合、採用にかかったコストは20万円となります。

もしも費用対効果が低い媒体があった場合、その求人内容を再考したり、有料プランの変更を検討したりといった改善策を講じるか、効果が低いサービスの利用を見直し、より効果が高いものに絞り込むことで、予算配分を適切に行うことができ、結果として採用コストの削減が可能となります。

2 選考辞退や内定辞退者を減少させる

人材採用のプロセスにおいて、選考辞退や内定辞退が多く見られる場合、それはそのプロセスに何かしらの問題が存在している可能性が高いです。その問題を探るためには、データ分析が有効です。具体的には、辞退者が多い採用プロセスを特定し、その歩留まり率が低い箇所を見つけ出せば、改善に繋がることでしょう。

歩留まり率が低い採用プロセスには、それぞれ異なる課題が存在する可能性があります。その課題に適した解決策を適用することが重要となります。

例として、企業説明会からエントリーまでの段階で歩留まり率が低いとしましょう。これは、説明会を経てエントリーを辞退する人々が比較的多いことを意味します。この場合、説明会の内容の再検討や、エントリーへの誘導方法の改良などが求められます。

辞退が多い箇所、つまり歩留まり率が低い部分を特定できれば、どこをどのように改善すべきかという採用上の課題が明らかになります。歩留まり率を上手に管理し、問題を修正すれば、採用成功への道筋が見えてくるでしょう。このようなアプローチは、選考辞退や内定辞退を減らすための重要な手段となります。

3 社員の早期退職を防ぐ

4 採用人材の偏りを無くす

人材採用をする際には、彼らの特性を深堀りすることが必要です。これには、個々の行動様式、性格、業務処理能力といった特性の分析が含まれます。データを元にしたこれらの分析を通じて、採用される人材の特性に偏りが生じることを防ぐことができます。

採用プロセスでは通常、複数の選考回数が設けられます。求職者はこれらの選考の過程で数えきれないほどの面接官と接触します。しかし、それぞれの面接官は異なる価値観を持ち、求職者に対する印象も一様ではありません。

同じ候補者を評価したとしても、Aと名乗る面接官からは高評価を得られるかもしれませんが、一方でBという面接官からは低評価を受けることもあります。これは避けられない現象です。

選考プロセスにおいては、公平性が重要な要素となります。面接官の主観的な評価により、本来企業が必要としている人材が選考から除外されたり、逆に企業の文化に合わない人材が選考を通過してしまったりする事態は、絶対に避けるべきです。

公平性を損なう可能性のある採用が発生しないようにするためには、主観が介入せず、誰もが公平と認める採用基準を設けることが必要となります。これが、採用する人材の偏りを防ぎ、企業の成長を支えるための重要なステップとなります。

5 PDCAサイクルに基づいて検証を行う

データ分析に活用できるお勧めツールの3選

ここからは、データ分析に有効なツールを3つ紹介します。

1 採用管理システムについて

採用管理システムは、求職者の応募から最終的な採用までの全プロセスを一つのシステム上で集中管理できる便利なツールです。これは英語では「Applicant Tracking System（ATS）」と呼ばれ、直訳すると「応募者追跡システム」となります。

採用管理システムの利点として、応募件数や応募者の個人情報、面接のスケジュールなどを管理できるだけでなく、応募者とのメールのやり取りも同一システム上で行うことができます。これにより、面接官との間で応募者のデータを簡単に共有でき、履歴書のコピーを渡すといった手間を省くことが可能です。

さらに、面接後の評価や進捗状況を経営陣と共有することも簡単になります。入社を決めた応募者の応募経路が明確になるという利点もあり、これらのデータを蓄積し、分析に活用することができます。

具体的な採用管理システムとしては、HRMOS株式会社ビズリーチが提供する「HRMOS」が挙げられます。ビズリーチ社が運営する求人媒体「ビズリーチ」や求人検索エンジン「スタンバイ」と連携することが可能で、媒体別や転職エージェント別の紹介実績や選考通過率などを数値化し、グラフによって見易く表示することができます。これにより、初めてデータ分析を行う人でも手軽に分析を行うことができるのが大きな特徴です。

2 Googleアナリティクスについて

3 ジョブカンについて

まとめ