人材獲得が難しい地方の中小企業。特に都心部と比べて人口が少ない地域では、理想の人材を見つけることが困難で、採用成功への道のりが遠いと感じる企業が多いかもしれません。

この記事では、特に地方に位置する中小企業が直面する採用課題に焦点を当てます。

ただ単に人材が集まらないと苦悩するだけではなく、採用プロセスにおける自社の特有の問題点を認識し、それを解決するための手段を理解することで、より有意義な採用活動を展開することが可能になります。

採用課題とは何か？

我々の企業には十分な求人応募がない」「応募者がいても、私たちの会社のニーズには合っていない」あるいは「採用した人が最終的に辞退を選んでしまう」など、採用がスムーズに進まない状況は多岐にわたります。

問題の根本を理解するためには、「なぜ我々の採用は計画通りに進行しないのか？」という「採用課題」について認識し、その基本的な知識を身につけることが重要です。これは中小企業の採用課題を考える際に特に必要となるスキルです。

この記事では、採用課題とは何なのかという基本的な部分から詳しく説明していきます。この知識を持つことで、企業の採用がうまくいかない理由を理解し、適切な解決策を見つけ出すことが可能となります。

採用課題について理解する

採用課題とは、企業が人材を採用する際に直面する困難や問題点を指します。

これらの課題は採用活動の流れや効率を阻害する存在となっており、その解決策を見つけることで人材採用の質や効率を大幅に向上させる可能性があります。

厚生労働省が公表した最新の一般職業状況によれば、令和4年4月時点での有効求人倍率は1.23倍、新規求人倍率は2.19倍となっています。これはつまり、求職者よりも求人数の方が多いという、競争が激しい採用市場が続いていることを示しています。

そのため、企業にとっては一人でも多くの優秀な求職者を自社に引き寄せるための戦略が必須となります。それには、自社が直面している採用課題をちゃんと理解し、その改善に向けたアクションを起こすことが求められます。これにより、より高品質な採用活動が展開でき、企業全体の成長に繋がるでしょう。

採用課題の3つの段階

企業が人材採用に取り組む際、まずは自身の組織が人材採用で何に躓いているのかを認識することが不可欠です。それぞれの段階では異なる問題が浮上し、それらの解決アプローチもまた変わってきます。だからこそ、どのフェーズで何が問題なのかを把握することが、より効果的な採用活動を展開する足がかりとなります。

この人材採用における課題は大きく３つの段階に分けられます。それは、（1）求人募集の段階、（2）選考の段階、そして（3）採用後の段階です。

これら一つひとつの段階で発生する採用課題について、一緒に見ていきましょう。

（1）求人募集の段階

人材採用の初期段階、それは求人募集です。ここでは採用にまつわる課題が幾つかあります。

一つ目の課題は、求人募集を行っているにも関わらず、求職者からの応募が全くないという状況です。この場合、自社の求人情報を見直す必要があります。求人票の内容が求職者にとって魅力を感じられないものであったり、他社と比較して待遇や給与が劣っている場合、求職者が自社への応募をためらってしまう可能性があります。

また、過度に詳しく求める人材像を記載してしまうと、求職者から敬遠されることもあります。例えば、「あったら嬉しい」程度の資格を多く記載すると、求職者は自身が求められる条件を満たせないと感じて応募を躊躇してしまうのです。同業他社の求人情報と比較し、待遇や求人情報の提示方法を研究することが求職者を引きつける鍵となります。

二つ目の課題は、求職者の応募があるものの、その人物像が自社が採用したい人材像とずれているという状況です。この場合、応募資格の設定について再考するべきでしょう。

例えば、若手の採用を考えている場合、「未経験者歓迎、教育制度あり」などの表記が有効です。これにより、自社では求職者が技能や経験を積み上げることができるという魅力を示すことができます。これらの対策を講じることで、求人募集の段階での課題を解消し、効果的な人材採用が可能となるでしょう。

（2）選考の段階

選考過程における挑戦と解決策を詳しく見ていきましょう。

選考の段階でよく見られる問題は、大きく分けて以下の3つです。

1. 面接の日程を設定したが、応募者が面接に現れない（またはキャンセルする）

2. 面接が成功し採用を決定したにもかかわらず、内定を辞退される

3. 直属の上司による面談が承認されない

面接の日程が組まれたにもかかわらず面接に来ない場合、応募者が他の企業からのオファーを受けている可能性があります。求職者は応募からの返信が遅い、またはコミュニケーションがスムーズでない場合、より迅速に面接を実施し、採用が確定しやすい他の企業に鞍替えすることがあります。

これを防ぐには、迅速な対応が求められます。また、オンラインでの面接を導入することで、求職者の移動の手間を省き、より面接を受けやすい環境を提供できます。

内定を辞退される場合、それは求職者とのコミュニケーションが十分ではなかったか、あるいは求職者が新たな職場への不安を抱えていた可能性があります。この問題を解決するためには、内定から入社までの期間に頻繁に連絡を取り、求職者との接点を増やすことで、彼らの不安を取り除くことが重要です。

直属の上司との面談が承認されない場合、採用担当者と現場が求める人材像が一致していない可能性があります。この問題を解決するには、年齢や資格といった基本情報だけでなく、何を求める人物像なのかを具体的に把握し、それに基づいて候補者を選ぶことが必要です。

（3）採用後の段階

新たに採用した社員が直面する可能性のある問題は主に2つあります。

・期待していた職場環境と異なり、早期に退職を決断する

・職場との相性が合わず、最大限に能力を発揮できない

早期退職や低い定着率は、入社前と入社後の職場環境のギャップに対応できなかったことが一つの要因となることがあります。

採用を成功させるためには、必ずしもポジティブな情報だけを紹介するのではなく、実際の職場環境や仕事の難易度など、働く上でのリアルな情報も共有することが重要です。

採用後の問題を解決するためには、新入社員教育や新しい社員へのサポート体制が十分に整い、新しい環境に適応できるようにすることも大切です。

新入社員は、新たな業務知識を習得したり、新しい人間関係を築いたりするために、それなりのストレスを感じることがあります。

そのため、技術的なスキルだけでなく、心理的な面でも支えを提供することが求められます。

採用のミスマッチが原因で能力を十分に発揮できていない場合、新入社員と企業文化が合わない可能性も考慮しなければなりません。

新入社員がルールを重んじるタイプであるか、挑戦的な環境を好むのかなど、その性格や価値観を尊重し、会社の環境に少しずつ慣れていくように、適切なサポートを提供しましょう。

中小企業の抱える採用課題について

中小企業の採用担当者は、大手企業と比べて人材確保の難しさを日々感じていることでしょう。どのようにすれば能率的に採用活動を展開できるのか、その問いに答えを見つけることが求められています。
ここでは、中小企業が直面している採用課題にスポットライトを当て、それについて深堀りを行います。課題の解明を通じて、中小企業の採用活動がよりスムーズに進行することを目指します。

1. 応募数が少ない

中小企業が抱える採用活動の問題点の一つに、少ない応募数が挙げられます。大企業と比較するとその知名度やブランド力が弱く、求職者からの注目度が低いためです。

また、中小企業は予算の制約から広範囲にわたる広告活動を展開することが難しいという事情もあります。そのため、広告を通じた採用情報の露出が減少し、応募数の低下につながることも珍しくありません。

しかし、中小企業の採用活動において重要となるのは、広告活動だけに頼らず、自社にとって最適な求職者を見つけ出すことです。具体的には、自社が求める人材像を明確に定め、その人材が活動する場を見つけて求人を出すというアプローチが有効です。

そして、応募があるのを待つだけの受け身の姿勢ではなく、スカウトメールを送るなどして積極的に自社から求職者にアピールする活動も重要です。これにより、求職者の関心を引きつけ、応募数を増やすことが可能となります。

2. ミスマッチが発生する

効果的な人材採用においては、ミスマッチの発生を防ぐことが重要なポイントとなります。特に、中小企業においては、その必要性はより高まります。

中小企業では、人事部門のスタッフが少ない、または、人事担当者が存在しないケースもあります。このため、採用に関わる業務が増え、最も重要な求職者との面接や現場のニーズとの調整が軽視される可能性があります。

そのような状況を回避するためには、まず初めに、現場が求めている人材像をしっかりと理解することが大切です。そして、その情報を元に、採用チーム全体で共通の理解を持ち、それから面接に臨むようにすると良いでしょう。

また、求職者のスキルや経験だけでなく、その価値観や人格についても理解することが重要です。これらの情報を踏まえて面接を進めることで、より適切な人材採用が可能となり、ミスマッチの発生を防ぐことができます。

3. 内定辞退について

新人採用において、6月から8月の間に内定辞退が多くなるという傾向が見られます。このような状況は、内定を受け取った方々が大手企業へと向かっている可能性が考えられます。

しかし、それ以外の時期における内定辞退については、個々の面接の中で就職に対する不安が強まってしまったり、求める条件とのミスマッチが生じたことが一因として挙げられます。

確かに、大手企業が提供する雇用条件や福利待遇には及ばない部分も存在します。しかし、それを補うためには、求職者との共感を得ること、業務を通じて得られる達成感や充実感を強調し、中小企業であるからこそ可能な独自の魅力を丁寧に伝えることが大切となります。

そして、このような努力は面接だけで終わるべきではありません。面接の際には、双方の条件についてしっかりと話し合い、求職者の入社に対する不安を払拭することが求められます。さらに、内定後も定期的に連絡を取り合うことで、求職者との関係を維持し、より安心感を提供することが重要となります。

4. 社員が定着しない

中小企業の中には、新たな人材がなかなか定着しない問題を抱えているところが少なくありません。その原因は多岐にわたりますが、会社の風土や文化に馴染むことができない点以外にも、人材の育成体制の不備や業務の過多が挙げられます。

特に若年層の人材にとっては、自己のスキルを磨き、将来のキャリアアップを見据えた教育環境が提供されているかどうかが、その企業への定着に大きく影響します。企業側には、新人教育に専任の担当者を設け、新人が自身のペースで業務に取り組むことができるような環境を作ることが求められます。

新人に対して業務が過剰になりすぎると、その重圧により心が折れてしまうこともあります。こうした事態を防ぐためにも、一度に全ての仕事を任せるのではなく、その人材がこなせる範囲を見極め、少しずつ業務を増やしていくことが大切です。これにより、新人は適度な負荷感を持ちつつも、自身の成長を実感し、企業への所属意識を強めることが可能となります。

採用フローの見直し

中小企業における成功の鍵は、効率的な人材採用のプロセスです。

貴重な予算と時間を最大限に活用するためには、採用の一連の流れを定期的に見直し、必要に応じて改良を加え続けることが求められます。

採用フローを再評価し、改善に取り組むことで、これまで見落としていた可能性のある人材へのアプローチが可能になり、適任の人材との出会いのチャンスを増やすことができます。これにより、より質の高い人材採用活動を推進することが可能となります。

1. 最適な採用フローの構築方法

人材採用の成功のための重要なステップの一つは、採用したい候補者のイメージを明確に描くことです。これは、求職者に適切な求人情報を提供し、自社の魅力を伝えるためのアピールポイントを洗い出すための基盤となります。

採用活動を進める前に、目指す候補者像を定義しないと、面接での評価基準が不明確になり、また入社後に新入社員の能力がフルに活用されないという問題が生じる可能性があります。

理想的な候補者像を設定するときは、年齢や資格だけでなく、性格や価値観なども考慮に入れるべきです。これらの要素は抽象的になりがちですが、それを具体的な言葉に落とし込み、採用担当者だけでなく、現場スタッフとも共有することが重要です。

特に中小企業の場合、大企業のような知名度では競争できないため、自社の強みや特色を明確に訴求ポイントとして設定することが求職者への魅力となります。

訴求ポイントが曖昧な場合、面接官によって求職者への印象がバラバラになったり、求人広告が複数ある場合、多くの訴求ポイントが混在し、求職者が混乱する可能性があります。

そのため、自社のアピールポイントを明確にし、採用プロセスに関与する全ての社員と共有することで、より良い採用結果を得ることができます。

2. インターンシップを活用し、新卒学生との接続を増加させる

新卒採用における一つの重要な戦略は、出会う学生の数を積極的に増やすことです。多くの学生と接することで、自社が求めている理想的な人材に巡り会える確率が自然と高まります。

自社の運営状況、製品やサービス、労働環境などを学生に深く理解してもらうことは重要です。それは学生たちが自社で働くことを具体的にイメージしやすくするからです。その結果、学生たちが自社を志望する意欲が高まる可能性があります。

インターンシップはその一つの有効な手段で、社風や社内の文化を実際に体験できる機会を提供します。これにより、学生が入社後に適応できずに退職するというミスマッチを防ぐことが可能になります。

インターンシップを実施するには各部署での事前の準備が必要です。しかし、その過程で教育フローの見直しを行ったり、求める人材像をより明確に定義するといったメリットもあります。これらは必然的に採用活動全体を向上させる要素となります。

3. 選考過程の動機付けを増やす

単に候補者を選び出すだけでなく、「この会社でならばやりたい！」と思う求職者を増やすことが、効果的な採用活動に結びつくと言えます。

自社への強い志望心があると、面接の失敗や内定後の辞退を防げるだけでなく、高いモチベーションを持つ新入社員の存在が、既存の社員にとっても新たな刺激となります。これは求職者と企業双方にとって大きなプラスと言えるでしょう。

応募後の対話や面接を通じて志望心を高めていくことは、採用から入社までの流れとして最適なものです。

求職者の不安を解消するような丁寧なコミュニケーションは欠かせませんが、それと同様に「この会社で働くことのメリットは何か」を的確に伝えることも重要です。

求職者が多数の企業の中から「自社を選ぶ」理由を探している売り手市場の採用活動では、選考過程で自社の魅力を伝え、現場の担当者との対話の機会を提供し、自社での仕事を具体的にイメージできるようにすることが求められます。

求職者の動機づけをサポートすることで、より質の高い採用活動が可能になると言えるでしょう。

4. 採用ノウハウの更なる蓄積を行う

中小企業であればあるほど、採用のノウハウを自社内に蓄積することが重要です。それはなぜかというと、採用活動の各段階でどのポイントで応募者が辞退する傾向にあるのか、あるいはどのように求人を掲示すれば多くの応募が集まるのかといったデータを分析できるからです。これにより、より効率的で成果を上げやすい採用活動を行うことが可能となります。

これまでの採用の経験を見つめ直し、その中から改善点を見つけ出す作業は非常に価値があります。次回の採用活動に生かすためには、応募者に関するデータの蓄積が必要不可欠です。「どのような人材を採用したのか」、「採用に至らなかった人材にはどのような特徴があったのか」をきちんと記録しておくことで、採用の成功パターンと失敗パターンを明確に把握することができます。

採用活動を細かく分割して分析するという作業は、自社の採用活動がどの部分で弱点を抱えているのか、またどの過程でつまずいているのかを理解する上で役立ちます。これにより、より効果的な採用活動の実施が可能となり、企業の成長に直結します。

採用課題への解決策

今日のビジネス環境では、特に中小企業が直面する採用活動の難しさは否応なく目に付きます。これは、大規模な予算や広範な認知度を備えた大企業と比較すると、中小企業の採用活動が厳しい状況にあることを示しています。

2020年に行われたリクルートワークス研究所の分析によれば、大企業の求人応募者数と募集人数の比率（求人倍率）は約1倍で一方、社員数が300人未満の中小企業では、この倍率は2010年から現在まで、驚くべきことに3倍という高水準を維持しています。

この調査結果から見て取れるのは、中小企業が採用に関する問題を特定し、それらの問題に対して確実に解決策を見つけ出さなければならないという事実です。以下、中小企業が直面する採用課題を解決するための具体的な手法を、詳しくご紹介します。

1. 採用基準をより明確にする

企業の成功の鍵は、その企業が採用する人材にあると言われています。そのため、自社で採用する際の基準を明確にすることは、非常に重要なステップとなります。

採用基準を明確にすることで、求職者とのミスマッチ、早々な退職、面接での不合格といった問題を未然に防ぐことができます。また、求人広告を作成する際にも、採用基準をもとに適切な表現を選びやすくなります。

これによって、最適な求人広告を作成し、効率的な採用活動を進めることが可能になります。

では、「採用基準を明確にする」具体的にどのようなステップを踏むのでしょうか。

まず、採用基準となる要素を3つに分類します。それは、「知識（スキル）」、「行動・思考特性」、「人格」です。これらの要素を明確に定義し、それぞれを具体的に言語化できることが、「採用基準を明確化」するということです。

「知識（スキル）」は、求職者が持つ学歴、資格、業務上での技術力などを指します。これは外部からも確認できる職務経歴などの情報を含めて検討することが可能です。

「行動・思考特性」は、企業の文化に適応できるかどうかを判断するための要素です。

そして「人格」は、求職者の性格や価値観、仕事や人生に対する態度などを知るための要素であり、これらは求職者の幼少期からの経歴などから推察することができます。

これらの採用基準の要素は、社内で検討し、一致した意見に基づいて決定することも有効です。

最も重要なことは、「どの観点から求職者を評価するか」をはっきりさせ、その評価軸に従って具体的な基準を設けていくことです。これにより、採用活動をより効率的に、かつ公平に行うことが可能となります。

2. 自社の魅力を強くアピールする

求職者に対して自社の利点を明確に伝えることは、採用の問題を解決する上で極めて重要となります。

求人広告の文字列や面接の際の会社紹介では、求職者が関心を持つような魅力的な要素を十分に示す必要があります。

過度に自社を誇張するのではなく、「自社の良さ」を中立的な視点から理解しやすく伝えることが大切です。

自社の魅力を見つけるための一つの方法として、採用チームが自由にキーワードを挙げていくという手法があります。

自社の良さについてを付箋に書き出し、それをカテゴリーに分けて整理すると、「自社の良さ」を言葉にした上で整理することができます。

自社が提供しているサービスや事業に加え、社員の人々や、職場環境や待遇など多方面から見た自社の魅力を明らかにし、それを適切な言葉で伝えることができるようにしましょう。

中小企業に特有の魅力としては、以下のような例が考えられます。

・経営層との距離が近く、自分の裁量で仕事を進めやすい

・多様な業務を任せてもらえる
また、残業時間や社内の文化、教育制度なども強調することが推奨されます。

自社だけの特性を明確に言葉にし、伝えていくことが求められます。

面接は、求職者が「この会社にぜひとも入社したい！」というモチベーションをさらに引き上げる場です。

そのため、求職者の採用可否だけでなく、自社の魅力を伝えることも意識するべきです。

3. 自分の会社にピッタリな採用方法を決める

あなたの会社にとって最適な採用手法を選び出すことは、効果的で効率的な人材獲得へと繋がります。

会社が何を求めているのか、どのようなスキルや経験を持った候補者を探しているのかを具体的に定義することが重要です。ベテランの経験者が欲しいのか、あるいは長期的に貢献してくれる新進気鋭の若手を求めているのかなど、求める人材のイメージを明確にすることから始めましょう。

そして、それに基づき候補者に対して自社の魅力を伝えるための最適な方法を考え出す必要があります。採用手法には様々な選択肢があります。求人媒体を通じて広く募集をかける、専門の人材紹介会社を利用する、自社の採用専用ウェブサイトやホームページを活用する、ソーシャルネットワーキングサービス（SNS）を用いて情報を発信する、就職・転職イベントや合同説明会を開催する、公共職業安定所（ハローワーク）へ求人情報を掲載するなど、選択肢は多岐にわたります。

ただし、採用手法によっては費用が発生するため、会社の予算や人的リソースを考慮しつつ最適な方法を選びましょう。採用活動は会社の財務状況や組織体制に影響を与えるため、慎重な判断が求められます。

4. 内定後のフォロー

成功した採用活動の一部は、内定を出した後のフォローアップにあります。これは入社するまでの間、候補者との関係を維持し、途中で辞退されないようにするための重要なステップです。

具体的なフォローアップの方法としては、カジュアルな座談会の開催や、内定者同士での懇親会があります。これらのイベントは候補者が新しい環境に適応しやすくするとともに、他の内定者との交流を深める役割も果たします。さらに、個別の面談を行うことで、候補者一人ひとりの不安や疑問を解消し、心地よい移行をサポートします。

新しい職場への移行は、誰でも不安を感じるものです。それは新しい環境への適応、新しい人々との関わり方、新しい職務への対応等、多くの変化を伴うからです。そのため、採用者の不安を取り除くことは、採用成功のための鍵となります。

採用決定後、数ヶ月間一切連絡を取らないという状況は避けるべきです。定期的な連絡やイベントの開催を通じて、採用者へのフォローアップを行い、採用者が安心して新しい環境に飛び込むことができるようサポートしましょう。

まとめ

採用活動は時に困難な挑戦となるかもしれません。しかし、採用に関する問題を特定し、それを更に詳細に分けて把握し、それぞれに対して解決策を模索することで、必ず前進できる手段は存在します。

この記事を通じて、自社特有の魅力を大切に保ちながら、理想的な採用活動を行うためのヒントを得ていただければ幸いです。

自社の特色や魅力を求職者に伝えるためには、採用サイトの作成が非常に効果的です。

高い志望度を持つ求職者を集めることや、採用のミスマッチを防ぐことなど、採用活動において採用サイト作成が持つメリットは多岐にわたります。そのため、採用力を強化するためには、採用サイトの作成は欠かせない要素と言えるでしょう。